Importancia de su conocimiento y comprensión por todos los niveles de la organización.
De acuerdo con Abraham Perdomo Moreno, el Control Interno es definido de la siguiente forma: “Es un plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.”
El sistema de control interno representa una estrategia integral en las organizaciones que abarcan múltiples dimensiones funcionales de la compañía, no obstante que esté descrito a través del conjunto de políticas, procedimientos, flujogramas, controles, actividades de control y acciones que permiten a la empresa alcanzar sus objetivos de manera eficiente.
El control interno es desarrollado para alcanzar una estructura adecuada en función al tamaño de la entidad, industria en que desarrolla sus actividades económicas, el tipo de organización, dependencia en los sistemas de tecnología de la información (TI), el número de los integrantes de la organización y aquellos conferidos con gobernanza.
Los principales beneficios para las organizaciones que conlleva un sistema de control interno idóneo, de manera enunciativa, se describen a continuación:
- Salvaguarda los activos evitando su malversación.
- Garantiza que los recursos de una empresa se utilicen para los fines planeados.
- Permite optimizar la utilización de recursos alcanzando la mayor productividad.
- Contribuye al crecimiento y la estabilidad de una empresa al fomentar la integridad y la responsabilidad de las personas involucradas en los distintos niveles de la organización.
- Promueve la efectividad y eficiencia operativa de una empresa.
- Garantiza el cumplimiento normativo.
- Contribuye al cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
- Coadyuva a realizar de manera óptima, eficiente y práctica los procesos comerciales y productivos a los involucrados.
- Reduce la posibilidad de manipulación de la información financiera.
- Promueve la generación de información financiera veraz, confiable y oportuna.
- Asegura la razonabilidad de la información financiera.
Para que a la Entidad capitalice los beneficios que aporta el sistema de control interno antes mencionados, el diseño del mismo debe ser adecuado y su operación debe ser eficaz, conforme a su diseño, es decir, el control interno debe diseñarse de manera óptima y su ejecución debe realizarse sin desviaciones.
Ahora que se conocen los potenciales beneficios, ¿Qué debe considerarse para confeccionar el sistema de control interno de la compañía?
De acuerdo al marco COSO (The Committee of Sponsoring Organizations), el control interno consta de cinco componentes, integrados a los procesos administrativos, los cuales se clasifican como:
Conocer y comprender los componentes, así como entender el alcance de cada uno de ellos, permitirá a los tomadores de decisiones permear la relevancia del sistema de control interno a los demás miembros de la organización, así como resaltar la importancia de la participación de cada individuo en el fortalecimiento del sistema.
A su vez, estos componentes se integran de 17 principios, distribuidos en cada uno de los componentes que representan los fundamentos para el establecimiento de un sistema de control interno, descritos como sigue:
a) Principios de ambiente de control
- Demuestra compromiso por la integridad y los valores éticos.
- Ejercer responsabilidad de supervisión.
- Establece estructura, autoridad y responsabilidad.
- Demuestra compromiso para la competencia profesional.
- Hace cumplir con la responsabilidad.
b) Principios de evaluación de riesgos
- Especifica objetivos relevantes.
- Identifica y analiza los riesgos.
- Evalúa el riesgo de fraude.
- Identifica y analiza cambios importantes.
c) Principios de actividades de control
- Selecciona y desarrolla actividades de control.
- Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.
- Se implementa a través de políticas y procedimientos.
d) Principios de información y comunicación
- Usa información relevante.
- Comunica internamente.
- Comunica externamente.
e) Principios de actividades de monitoreo
- Conduce evaluaciones continuas y/o independientes.
- Evalúa y comunica deficiencias.
La combinación de los componentes y los principios, una vez definidos y descritos sus alcances, adaptados a la organización, deberán implementarse a través de los siguientes pasos o etapas, como se describe a continuación:
- Estudiar y entender el sistema de control interno que sea adecuado para la organización.
- Evaluar el estado de control interno y comprender sus deficiencias, incluyendo la evaluación de riesgos inherentes a la organización.
- Definir un plan de implementación o mejora del sistema de control interno vigente.
- Comunicarlo en la organización a todos los niveles.
- Supervisión y seguimiento de los resultados de su implementación.
En PGA contamos con profesionales con gran experiencia en la evaluación diagnósticos y recomendaciones a los sistemas de control interno, principalmente enfocado a los procesos financieros que generan los reportes empleados por los usuarios de la información financiera para la toma de decisiones. Adicionalmente, PGA podría asistirle en recomendar soluciones prácticas en la implementación del sistema de control interno que le permita optimizar los recursos humanos en función a las herramientas tecnológicas disponibles para entidades de nueva creación, lo cual permitirá minimizar costos, mitigar riesgos en malversación de activos y maximizar la confianza en la información financiera generada por la organización.
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