En las empresas es muy común la adquisición de softwares o licencias de uso de software para su operación diaria, en este sentido debido a que las licencias pueden tener un costo no material y requieren de una actualización anual, su costo es enviado directamente al gasto, pero ¿Cuál es el tratamiento correcto, Gasto o Inversión?

La intención del presente artículo es analizar qué es lo que establece la Norma de Información Financiera en la NIF C-8 Activos Intangibles y el artículo 32 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), respecto a este tema, por lo que creemos importante definir que es un software y una licencia de uso de software.

Software: conjunto de programas de cómputo, instrucciones y reglas informáticas, que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.

Otra definición de cómo se conoce al software es: al sistema formal de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hace posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. La interacción entre el software y el hardware hace operativo un ordenador (u otro dispositivo), es decir, el software envía instrucciones que el hardware ejecuta, haciendo posible su funcionamiento.

Licencia de software: es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribución) y el licenciatario (usuario consumidor, profesional o empresa) del programa informático, para utilizarlo cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas, es decir, es un conjunto de permisos que un desarrollador le puede otorgar a un usuario en los que tiene la posibilidad de distribuir, usar o modificar el producto bajo una licencia determinada. Además se suelen definir los plazos de duración, el territorio donde se aplica la licencia (ya que la licencia se soporta en las leyes particulares de cada país o región), entre otros.

Las licencias de software pueden establecer entre otras cosas: la cesión de determinados derechos del propietario al usuario final sobre una o varias copias del programa informático, los límites en la responsabilidad por fallos, el plazo de cesión de los derechos, el ámbito geográfico de validez del contrato e incluso pueden establecer determinados compromisos del usuario final hacia el propietario, tales como la no cesión del programa a terceros o la no reinstalación del programa en equipos distintos al que se instaló originalmente.

Ahora que ya podemos distinguir las diferencias entre Software y Licencias de uso de software, veamos que nos indica la NIF para su correcto registro contable.

NIF C-8 Activos Intangibles
Definición de Activo Intangible:

“Son activos no monetarios identificables, sin sustancia física, que generarán beneficios económicos futuros controlados por la entidad”

La NIF menciona que existen dos características principales para identificar estos activos:

“a) Representan costos que se incurren o derechos o privilegios que se adquieren, con la intención de que aporten beneficios económicos específicos a las operaciones de la entidad durante periodos que se extienden más allá de aquel en que fueron incurridos o adquiridos. Los beneficios que aportan son en el sentido de permitir que esas operaciones reduzcan costos o aumenten los ingresos futuros; y

b) Los beneficios futuros que la entidad espera obtener se encuentran frecuentemente representados, en el presente, en forma intangible mediante un bien de naturaleza incorpórea, es decir, que no tiene una estructura material ni aportan una contribución física a la producción u operación de la entidad. El hecho de que carezcan de características físicas, no impide que se les pueda considerar como activos válidos, ya que su característica de activos se las da su significado económico, más que su existencia material específica”.

La NIF también nos hace mención a los elementos distintivos de la definición de los activos intangibles:

“Los elementos distintivos en la definición de un activo intangible, ya sea generado internamente o adquirido son”:

a. debe ser identificable, es decir, puede separarse o dividirse por la entidad para venderse, transferirse, etc.
b. debe carecer de sustancia física,
c. debe proporcionar beneficios económicos futuros fundadamente esperados, y
d. debe tenerse control sobre dichos beneficios.

Un activo intangible debe cumplir con todos los elementos de la definición señalados en el párrafo anterior, de otra manera la erogación efectuada debe considerarse como un gasto conforme se devenga. “

Retomando nuestro ejemplo sobre la adquisición de Softwares Contables y Licencias de uso de software, la NIF proporciona una guía para la aplicación de la norma, en atención al ejemplo nos indica lo siguiente:

“Cuando los programas informáticos no constituyan parte integrante del equipo, deben ser tratados como activos intangibles, tal como la automatización de los procesos contables”.

Derivado de lo anterior, está claro que el Software Contable es un activo intangible y se debe de amortizar de acuerdo a su vida útil, por lo que respecta a las licencias del uso de software que a veces tienen un costo no material y que pueden ser por un año, la guía no hace una mención directa por lo que tenemos que apoyarnos en los elementos de la definición de activos intangibles, (los cuales ya se mencionaron en párrafos anteriores) y podemos observar que las licencias de uso anual cumple con todos los elementos de la definición de activo intangible.

Sin embargo resulta ilógico tener que amortizar por varios años una licencia que se actualiza anualmente, apoyándonos en la definición de licencia de uso de software, está nos indica que usualmente estas cesiones de derechos son por un plazo.

“La NIF C-8 anteriormente señalaba la presunción de que la vida útil de un activo intangible no podría exceder a un periodo de veinte años. Esta presunción ha sido removida para lograr la convergencia con la normativa internacional”, la cual establece el periodo de amortización del activo intangible: “El monto amortizable de un activo intangible debe asignarse sobre una base sistemática durante su vida útil estimada, salvo que tenga vida indefinida”.

Desde el punto de vista fiscal, la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece la definición de Gastos y Cargos diferidos y los porcentajes de amortización anuales como sigue:

Concepto de inversiones

El artículo 32 de la LISR contempla dentro del concepto de inversiones los gastos y cargos diferidos, así como su definición:

Se consideran inversiones los activos fijos, los gastos y cargos diferidos y las erogaciones realizadas en periodos preoperativos, de conformidad con los siguientes conceptos:

Gastos Diferidos, son los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral. También se consideran gastos diferidos los activos intangibles que permitan la explotación de bienes de dominio público o la prestación de un servicio público concesionado.

Cargos Diferidos, son aquéllos que reúnan los requisitos señalados en el párrafo anterior, excepto los relativos a la explotación de bienes de dominio público o a la prestación de un servicio público concesionado, pero cuyo beneficio sea por un periodo ilimitado que dependerá de la duración de la actividad de la persona moral.

El artículo 33 de la LISR establece  en la fracción I y III una amortización anual de un 5% para cargos diferidos y 15% para regalías, para asistencia técnica, así como para otros gastos diferidos, respectivamente

Así mismo en el último párrafo del artículo 33 menciona que en caso de que el beneficio de las inversiones a que se refieren las fracciones II y III de este artículo se concrete en el mismo ejercicio en el que se realizó la erogación, la deducción podrá efectuarse en su totalidad en dicho ejercicio.

En atención a los pagos por concepto de licencias de uso de Software, son considerados como regalías ya que el software constituye un derecho de autor, en virtud de que, el artículo 15 B del Código Fiscal de la Federación dispone que: se consideran regalías, entre otros, [……..] el uso o goce temporal de derechos de autor sobre obras científicas incluye la de los programas o conjuntos de instrucciones para computadoras requeridos para los procesos operacionales de las mismas o para llevar a cabo tareas de aplicación con independencia del medio por el que se transmitan.

El artículo 36 de la LISR en la fracción VII establece que tratándose de regalías, se podrá efectuar la deducción en los términos de la fracción III del artículo 33 de la LISR, únicamente cuando las mismas hayan sido efectivamente pagadas.

Conclusión, de acuerdo a la Norma de Información Financiera NIF C-8 tanto los Softwares como las licencias de uso independientemente de su valor, son activos intangibles, los cuales deben de amortizarse de acuerdo a su vida útil.  Para efectos de la Ley del Impuesto sobre la Renta son gastos y/o cargos diferidos de acuerdo a su definición y deben de amortizarse conforme a los porcentajes establecidos del 5% y  15%, según aplique.

En cuanto a las licencias de uso de software que son anuales, según lo dispuesto en la NIF C-8 se amortizará de acuerdo a su vida útil  y de acuerdo al último párrafo del artículo 33 de la LISR se puede deducir en su totalidad en el ejercicio en que se realiza su erogación siempre y cuando el beneficio se concrete en el mismo ejercicio, y únicamente cuando las mismas hayan sido pagadas, según lo establece el artículo 36 de la LISR fracción VII.  Finalmente es importante resaltar la necesidad de revisar las condiciones contractuales de la adquisición de software o licencias de uso de los mismos, ya que son las que marcan la pauta para su adecuado registro contable y tratamiento fiscal.