Actualmente en las entidades públicas, se están llevando a cabo acciones importantes en materia de archivos, derivado de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 15 de junio del 2018 y la Ley de Archivos para el Estado de Nuevo León, publicada el 04 de junio del 2019, en el Periódico Oficial del Estado de Nuevo León.

Una de las obligaciones de los sujetos obligados de las normativas antes mencionadas, consiste en contar con instrumentos de consulta y control archivístico, los cuales propician la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, con al menos los siguientes:

• El Cuadro General de Clasificación Archivística
• El Catálogo de Disposición Documental y
• Los Inventarios Documentales.

El Cuadro General de Clasificación Archivística, se encuentra definido en el artículo 4 de la Ley General de Archivos, como el ¨instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado¨, este Cuadro General sin duda, marcará la pauta para la organización y control de los archivos.

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística, atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.

Será muy importante los trabajos que se desplieguen para su elaboración, ya que se deberá de hace un análisis profundo para la identificación de la documentación que se recibe, produce y administra en cada unidad administrativa que coadyuva en el cumplimiento de las funciones y atribuciones de conformidad con la normatividad aplicable a cada sujeto obligado.

Este tipo de acciones fortalecen el actuar de una entidad pública, ya que al contar con un archivo debidamente organizado, contribuirá en la eficiencia y eficacia de la administración pública y la correcta gestión gubernamental, permitiendo a los que realizan la labor de auditar, el encontrar archivos mejor estructurados y generando la pronta localización de la documentación.

En conclusión, las entidades públicas tienen un gran reto en la implementación de la normatividad en materia de archivos, con acciones que van  desde la capacitación, designaciones del área coordinadora de archivos, integración de un grupo interdisciplinario de archivos, pero quizás una de las más complicadas, será crear una nueva cultura archivística, en los servidores públicos.