Introducción a la Ley General de Archivos

La Ley General de Archivos, publicada el 15 de junio de 2018 en el Diario Oficial de la Federación, entró en vigor un año después, el 15 de junio de 2019. Esta ley es de aplicación obligatoria en todo el territorio nacional, con el objetivo de regular y armonizar la gestión de archivos en diversas entidades y organismos.

Alcance y Objetivos Principales

La Ley General de Archivos tiene como objetivo establecer principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos. Estos principios son aplicables a autoridades, entidades, órganos y organismos de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos. También abarca a personas físicas, morales y sindicatos que manejen recursos públicos o realicen actos de autoridad en los niveles federal, estatal y municipal.

Objetivos Específicos

• Promoción de Técnicas Archivísticas: Fomentar métodos y técnicas que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización rápida de los documentos.
• Regulación del Sistema Institucional de Archivos: Asegurar que los sistemas de archivos se actualicen y permitan la publicación de información sobre gestión y uso de recursos públicos.
• Desarrollo de un Sistema Integral de Gestión de Documentos Electrónicos: Establecer gobiernos digitales y abiertos, beneficiando a la ciudadanía con servicios más eficientes.
• Contribución al Derecho a la Verdad y la Memoria: Facilitar el acceso a la información histórica y relevante para la sociedad.

Sistema Nacional de Archivos

Uno de los pilares de la Ley es la creación del Sistema Nacional de Archivos, un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios. Este sistema trabaja en coordinación con el Sistema Nacional de Transparencia y el Sistema Nacional Anticorrupción y establece que cada entidad federativa debe contar con su propio Sistema Local.

Armonización Legislativa

En un plazo de un año desde la entrada en vigor de la Ley General, las legislaturas de cada entidad federativa deben armonizar sus leyes relacionadas. El Estado de Nuevo León cumplió con esta disposición el 4 de noviembre de 2019, publicando la Ley de Archivos para el Estado de Nuevo León, la cual entrará en vigor a los 365 días hábiles posteriores a su publicación.

Implementación de Sistemas Institucionales de Archivos

La Ley General obliga a los sujetos obligados a instalar un sistema institucional de archivos, que comprende:

1. Área Coordinadora de Archivos
2. Áreas Operativas:
   • Correspondencia
   • Archivo de trámite por área o unidad
   • Archivo de concentración
   • Archivo histórico (sujeto a capacidad presupuestal y técnica)

Además, se requiere la formación de un grupo interdisciplinario para la gestión documental, compuesto por profesionales de áreas jurídicas, planeación, mejora continua, tecnologías de la información, transparencia, control interno y administración.

Contribución a la Transparencia y Rendición de Cuentas

La Ley General de Archivos establece las bases para un manejo eficiente de los archivos, mejorando la transparencia y la rendición de cuentas, el uso adecuado de los recursos públicos y la lucha contra la corrupción. La implementación de esta ley presenta un desafío significativo para los sujetos obligados, quienes deben asignar presupuestos, capacitar personal y crear áreas físicas específicas para los distintos tipos de archivos.

Conclusión

La Ley General de Archivos representa un avance importante en la organización y preservación de documentos en México. Su correcta implementación contribuirá a una administración pública más eficiente y transparente, beneficiando a la ciudadanía y fortaleciendo la confianza en las instituciones.