El 15 de junio de 2018 se publicó en el Diario Oficial de la Federación, la Ley General de Archivos, misma que de acuerdo a su transitorio primero, estipula que entrará en vigor a los 365 días siguientes contados, a partir de su publicación.

La citada Ley es de observancia general en todo el territorio nacional y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos, en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios.

Así mismo entre sus objetivos se contempla lo siguiente:

• Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita, de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
• Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así como de aquella que por su contenido sea de interés público;
• Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito federal, estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía;
• Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con las disposiciones aplicables.

Uno de los elementos importantes, es la creación del Sistema Nacional de Archivos, el cual se define como un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados, mismo que estará  coordinado con el Sistema Nacional de Transparencia, el Sistema Nacional Anticorrupción y a su vez estípula que cada entidad Federativa contará con un Sistema Local.

Por lo tanto se contempla en el cuarto transitorio que en un plazo de un año, a partir de la entrada en vigor de la presente Ley General, las legislaturas de cada entidad federativa, deberán armonizar sus ordenamientos relacionados con la presente Ley; en lo que corresponde al Estado de Nuevo León, ya realizó lo propio el pasado 04 de noviembre del 2019, publicando en el Periódico Oficial del Estado,  la Ley de  Archivos para el Estado de Nuevo León,  misma que entrará en vigor a los 365 días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente de su publicación.

La Ley General de Archivos, contempla que los sujetos obligados, deberán instalar entre otras cosas, un sistema institucional de archivos, que será el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental, mismo que se integrará por:

I. Un área coordinadora de archivos, y

II. Las áreas operativas siguientes:

      a) De correspondencia;

      b) Archivo de trámite, por área o unidad;

      c) Archivo de concentración, y

      d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.

Como también a efectos de la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental, la planeación estratégica y normatividad de  los archivos del sujetos obligados se les mandata instaurar un grupo interdisciplinario, que será conformado por diversos profesionales titulares de sus áreas jurídicas, planeación y/o mejora continua, coordinación de archivos, tecnologías de la información, unidad de transparencia, el órgano interno de control y las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.

Como podemos observar esta Ley General de Archivos, contribuye a generar las bases para un mejor manejo de los archivos de los sujetos obligados, armonizando y homologando la organización, conservación, administración y preservación de los documentos, abonando al cumplimiento de las obligaciones en transparencia y rendición de cuentas del uso de los recursos públicos y el combate a la corrupción.

Es un reto importante para los sujetos obligados su implementación, donde se deberá de considerar asignar un presupuesto que será destinado a su cumplimiento,  la capacitación del recurso humano, la creación en su caso, de áreas físicas específicas para los diversos tipos de archivos, así como no podemos  descartar, la posibilidad de crear puestos para el área coordinadora de archivos y los responsables de los archivos de trámite, concentración e históricos.

Sin lugar a dudas, se establece un precedente, ya que en las próximas fechas, encontraremos por mandato legal a los sujetos obligados, con sistemas institucionales de archivos homologados, con un eficiente control interno de los documentos, que comprueban y justifican el ejercicio de los recursos públicos, que faciliten el desarrollo de las revisiones y auditorias que se practiquen por parte de los entes fiscalizadores, en cualquier orden de gobierno a nivel nacional.