Como consecuencia de la reforma fiscal que entró en vigor el 1 de Enero del 2021, concretamente en la reforma al tercer párrafo, y adición del cuarto, quinto, sexto y séptimo párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, además de la obligación de conservar, por todo el tiempo que subsista la sociedad, el acta de asamblea que justifique aumento o disminución de capital social, o las actas de asamblea respecto a las fusiones o escisiones llevadas a cabo sobre las sociedades involucradas, contiene diversas obligaciones adicionales.
 
Esta reforma cobra relevancia por tratarse de operaciones mercantiles que involucran principalmente la celebración de actas de asamblea, y de documentación que soporte la materialidad de dichas operaciones.
 
En el caso de aumentos de capital social, además del acta de asamblea que lo decrete se deberá conservar:

1. Los estados de cuenta que expidan las instituciones financieras donde consten dichas aportaciones (cuando las aportaciones hayan sido en numerario).
2. Los avalúos correspondientes a que se refiere el artículo 116 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (cuando el aumento haya sido en especie o con motivo de un superávit derivado de revaluación de bienes de activo fijo).
3. Los registros contables correspondientes (cuando el aumento haya sido por capitalización de reservas o de dividendos).
4. En caso de capitalización de pasivos, el documento en el que se certifique la existencia contable del pasivo y el valor correspondiente del mismo. Dicha certificación deberá contener las características que para tal efecto emita el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general, el cual para este año se encuentra contenido en la regla 2.8.1.23 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2021, el cual entre otras cosas, refiere que debe ser emitida por un Contador Público inscrito.

Por lo que respecta a disminuciones de capital social, independiente de conservar el acta de asamblea que decrete dicha disminución, se deberá conservar:

1. Los estados de cuenta que expida las instituciones financieras en los que conste dicha situación (cuando exista reembolso a los socios).
2. Las actas de suscripción, de liberación y de cancelación de las acciones, según corresponda (cuando la disminución de capital social sea mediante liberación concedida a los socios).

Cuando se trate de fusión o escisión de sociedades, adicionalmente al acta de asamblea, se deberá conservar: Los estados de situación financiera, estados de variaciones en el capital contable y los papeles de trabajo de la determinación de la Cuenta de Utilidad Fiscal Neta (CUFIN) y de la Cuenta de Aportación de Capital (CUCA), correspondientes al ejercicio inmediato anterior y posterior a aquél en que se haya realizado la fusión o la escisión. Para el caso de escisión, es importante mencionar que con la reforma 2021, se añadió el quinto párrafo del artículo 14-B del Código Fiscal de la Federación, y que refiere que la escisión de sociedades se considerará enajenación (no obstante de cumplir con los demás supuestos de la fracción II del mismo artículo referido) cuando, como consecuencia de la transmisión de la totalidad o parte de los activos, pasivos y capital, surja en el capital contable de la sociedad escindente, escindida o escindidas un concepto o partida, cualquiera que sea el nombre con el que se le denomine, cuyo importe no se encontraba registrado o reconocido en cualquiera de las cuentas del capital contable del estado de posición financiera preparado, presentado y aprobado en la asamblea general de socios o accionistas que acordó la escisión de la sociedad de que se trate.
 
Por lo que respecta a Distribución de dividendos o utilidades, aparte del acta de asamblea que acuerde dicha distribución, se deberá conservar:

1. Las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades.
2. Los estados de cuenta que expidan las instituciones financieras en los que conste dicha situación.

En concordancia con lo anterior, y de conformidad con lo reformado en el noveno párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, la autoridad fiscal tendrá facultades para revisar la documentación e información que soporte el saldo origen y los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable involucrada, en los ejercicios en que de dicho saldo se disminuyan pérdidas fiscales, se distribuyan dividendos o utilidades, se reduzca el capital o se reembolsen o envíen remesas de capital en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
 
En consecuencia se recomienda que las sociedades deban tener actualizado al día sus Libros corporativos de: (i) Actas de Asamblea, (ii) Registros de Socios o Accionistas, (iii) de Variaciones de Capital, y (iv) Sesiones del Consejo de Administración (en caso de aplicar), ya que los mismos se constituyen como parte integrante de la contabilidad de las personas morales, de conformidad con el Código de Comercio (artículo 34), así como del Código Fiscal de la Federación (artículo 28, fracción I, inciso A), lo que servirá frente a cualquier verificación por parte de la autoridad fiscal o litigio en que se vean involucrado este tipo de operaciones.
 
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